domingo, 10 de junio de 2012

Reglas de Turnos

El sistema de turnos online y telefónico de MediTurnos ofrece varias formas de informar al sistema de los días que atiende y en que horarios. Importante es tener en cuenta de que el sistema únicamente ofrecerá turnos en los horarios que el administrador ha indicado. Para cada mes deberá volver a indicar al sistema los turnos.

En este artículo explicaremos la forma más compleja pero a su vez más poderosa para poder indicar al sistema los días y horarios que atiende.

¿Quiere probar la funcionalidad y no es todavía cliente?

Recuerde que puede probar el sistema en nuestro sitio de demostración del Dr. Mario Ejemplo.

Agregar turnos sin regla de turnos

En los casos de que utilice el sistema un único médico o un grupo pequeño, tal vez no le sea necesario utilizar las reglas de turnos.

Las reglas de turnos pueden ser algo complejo de comprender al comienzo, pero la gran capacidad de posibilidades que le brindan las hace ideales para ofrecer turnos en horarios combinados.

Para agregar turnos sin utilizar las reglas de turnos debe ir al menú de Turnos luego de haber ingresado como super usuario, administrador o secretaria.

Administración de Turnos
Administración de Turnos
Del calendario selección el día y/o mes en el cual desea agregar turnos, en este caso el día 12 de Junio.

Debajo del calendario deberá presionar el link Agregar turno/s.

Agregar turnos para un día

La primera opción al agregar turnos es tipo. La misma esta por defecto en Día y entre paréntesis indica el día el cual va a agregar turnos. Recuerde que en el calendario estaba seleccionado el día 12 de Junio de 2012 y por ello el día en el que agregamos turnos es para el 12 de Junio de 2012.
Agregar turnos para un día
Deberá completar los siguientes campos:
  • Doctor/Consultorio: La combinación de doctor y consultorio para el cual desea agregar turnos.
  • Cada: separación en minutos entre turnos.
  • Cantidad: cantidad total de turnos a agregar.
  • Cantidad de turnos paralelos: puede utilizar esta opción si desea dar 2 o más turnos de forma paralela.
  • Horario del primer turno: horario para dar el primer turno.

Agregar turno para el mes

Si desea agregar turnos para todo el mes de Junio deberá seleccionar en el campo tipo la opción Mes. Recuerde que en el calendario estaba seleccionado el mes de Junio de 2012 y por ello figura Mes (06-2012) y estaremos agregando turnos para Junio de 2012.
Agregar turnos para el mes
Agregar turnos para el mes
Deberá completar los siguientes campos:
  • Días: los días de la semana en los que desea agregar turnos.
  • Doctor/Consultorio: La combinación de doctor y consultorio para el cual desea agregar turnos.
  • Cada: separación en minutos entre turnos.
  • Cantidad: cantidad total de turnos a agregar.
  • Cantidad de turnos paralelos: puede utilizar esta opción si desea dar 2 o más turnos de forma paralela.
  • Horario del primer turno: horario para dar el primer turno.

Desventajas de agregar turnos sin utilizar las reglas de turnos

Esta forma de agregar turnos es muy sencilla y rápida, el problema se encuentra si queremos agregar turnos para varios médicos y se hace más complejo si los médicos atienden semana por medio o en horarios distintos según el día de la semana.

Cuando los turnos a agregar tienen una cierta complejidad es que le convendrá utilizar las reglas de turnos.

Reglas de turnos

Que son las reglas de turnos

Son simplemente reglas que indican en que horario y que días que médico da turnos.

Como están organizadas las reglas de turnos

Las reglas de turnos están organizadas en forma similar a un árbol genealógico. Todas las reglas pueden tener 1 ó más hijos y estos hijos pueden a su vez tener también hijos. Donde cada hijo es una nueva regla en si misma.

La ventaja de esta estructura es que en el momento de crear turnos usted podrá seleccionar cualquier regla y crear turnos para la regla y todos sus respectivos hijos.

Para que sirve una regla de turnos vacía

Llamamos regla vacía a una regla en el que ningún día de la semana esta seleccionado y por ello no agregar realmente turnos, pero se utilizara para mantener el sentido de la estructura del árbol, esto se verá mas claro en un ejemplo.

Creando una regla de turnos

Supongamos el siguiente ejemplo, es consultorio médico con 2 médicos que atienden en los siguientes horarios:
  • Dr. Ejemplo
    • Lunes de 8 a 12 cada 30 minutos
    • Martes de 14 a 18 cada 30 minutos
    • Jueves de 15 a 19 cada 30 minutos semana por medio
  • Dr. Perez 
    • Miércoles de 9 a 13 cada 20 minutos
    • Jueves de 8 a 12 cada 20 minutos
    • Viernes de 8 a 12 cada 20 minutos
    • Viernes de 14 a 18 cada 20 minutos.
Sería bastante complejo cada mes agregar turnos para los médicos Ejemplo y Perez de forma manual (como fue indicado anteriormente en este artículo). En estos casos es recomendable utilizar las reglas de turnos para ello armaremos un árbol de reglas de turnos como el siguiente:
  • Semanales (regla vacía)
    • Dr. Ejemplo (regla vacía)
      • Lunes de 8 a 12 cada 30 minutos
      • Martes de 14 a 18 cada 30 minutos
      • Jueves de 15 a 19 cada 30 minutos semana por medio
    • Dr. Perez (regla vacía)
      • Miércoles de 9 a 12 cada 20 minutos
      • Jueves de 8 a 12 cada 20 minutos
      • Viernes de 8 a 12 cada 20 minutos
      • Viernes de 14 a 18 cada 20 minutos
Las 3 reglas indicadas como vacías no generaran turnos, simplemente son utilizadas para mantener la estructura de árbol

Para crear una regla de turnos debe para empezar ir a la página de administración de reglas de turnos. Para ello en el menú de Turnos. Seleccione la opción Reglas de turnos.

Administración de Turnos
Administración de Turnos
Una vez en el menú de turnos:
Reglas de turnos (sin reglas)
Reglas de turnos (sin reglas)
Debajo de la tabla tiene la opción de agregar regla, utilice este link.

Agregar regla de turnos
Agregar regla de turnos

Podrá completar los siguientes campos ya salvo Nombre son todos opcioanles:

  • Nombre: nombre de la regla de turnos, utilice un nombre que lo ayude a conocer el contenido de la regla.
  • Comentario: es un comentario que puede utilizar si lo cree necesario.
  • Padre: deberá indicar el padre de esta regla. El valor por defecto es Top lo cual indica que la regla no tienen padre.
  • Horario del primer turno: horario para dar el primer turno de esta regla.
  • Días: Días en los que se debe aplicar esta regla.
  • Doctor/Consultorio: combinación de doctor y consultorio para el que desea agregar turnos mediante esta regla.
  • Cada: duración en minutos de cada turno
  • Cantidad: cantidad de turnos a agregar
  • Cantidad de turnos paralelos: puede utilizar esta opción si desea agregar turnos paralelos.
  • Semanalmente: debe indicar en que modalidad desea agregar turnos, semanalmente o cada 2da, 3ra o 4ta semana.
  • Primera fecha: fecha del primer turno para esta regla. No afecta la primera fecha de las reglas hijo, en caso de tener reglas hijos.

Para comenzar crearemos 3 reglas vacías: Semanales, Dr. Ejemplo y Dr. Perez. Lo único a tener en cuenta es seleccionar la regla Semanales como padre al crear las reglas Dr. Ejemplo y Dr. Perez.

Luego de crear estas 3 reglas deberá ver en la tabla las siguientes entradas:
Reglas de turnos
Reglas de turnos
Como no ha seleccionado ningún día para estas reglas el sistema sabe que se trata de una regla vacía y por ello los campos Doctor, Consultorio y Turnos están vacíos.

Para agregar la regla para el Doctor Ejemplo del Lunes de 8 a 12 cada 30 minutos vuelve a utiliar el link agregar regla.

En ella completamos los campos de la siguiente forma:

  • Nombre: por ejemplo: Lu 8 a 12 30min
  • Comentario: dejamos el campo vacío.
  • Padre: Dr. Ejemplo
  • Horario del primer turno: 8:00
  • Días: Lúnes
  • Doctor/Consultorio: Dr. Ejemplo
  • Cada: 30 minutos
  • Cantidad: 8 turnos, ya que el primero es a las 8:00 y el último desea que termine a las 12 y la duración de cada turnos es de 30 minutos.
  • Cantidad de turnos paralelos: 1
  • Semanalmente: semanalmente
  • Primera fecha: 1ro de Junio de 2012
El mismo procedimiento deberá llevar a cabo con las otras reglas del Dr. Ejemplo:
  • Martes de 14 a 18 cada 30 minutos
  • Jueves de 15 a 19 cada 30 minutos semana por medio
y del Dr. Perez:
  • Miércoles de 9 a 13 cada 20 minutos
  • Jueves de 8 a 12 cada 20 minutos
  • Viernes de 8 a 12 cada 20 minutos
  • Viernes de 14 a 18 cada 20 minutos.
Al finalizar el listado de regla de turnos será similar al siguiente:

Reglas de turnos
Reglas de turnos
Se puede observar que las reglas de turnos aparecerán indicadas por defecto según su padre. Además podrá observar en las columnas correspondiente la información de la regla.

Ahora podrá con 2 simples clicks agregar turnos para todo el mes de las reglas creadas.

Agregando turnos con regla de turnos


Al igual que para crear turnos de forma manual debe en el calendario seleccionar el mes en el cual desea aplicar la regla y utilizar el link debajo del calendario: Agregar turno/s. En este caso deberá seleccionar en tipo Regla de turnos. El sistema le permitirá seleccionar que regla desea aplicar:

Aplicando las reglas de Turnos
Aplicando las reglas de Turnos
Del campo regla podrá seleccionar cual regla aplicar. Recuerde que al aplicar una regla, la misma se aplicará para todo el mes y todos los hijos de una regla serán también aplicados.

Cada mes podrá seleccionar crear regla de turnos llamada en este caso Semanales para agregar todos los turnos para el mes.

Conclusiones

El sistema MediTurnos le ofrece la posibilidad mediante las Reglas de Turnos de crear complejas constelaciones para dar turnos en distintos horario días, ya sea semanalmente o semana por medio.

Si tiene cualquier consulta no dude contactarnos.

Conozca otras funcionalidades de MediTurnos.

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